4 métodos eficaces para priorizar sus tareas

La gestión de tareas es un reto diario tanto en nuestra vida profesional como personal. Entonces, ¿cómo podemos estar seguros, en este mundo de exigencias constantes y días demasiado cortos, de que estamos priorizando las tareas que tienen más probabilidades de ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos? ¿Cómo puede nuestra capacidad para priorizar estas tareas de forma eficaz convertirse en un activo indispensable? Rémy Jourdan, especialista en desarrollo personal, gestión y comunicación interpersonal, nos lo explica.

Priorizar tareas y gestión eficaz del tiempoment puede marcar la diferencia entre un día lleno de logros y otro frustrante, al final del cual uno se va a casa con un sentimiento de asuntos pendientes o incluso de culpabilidad.

Existen varios métodos para guiarte. Aquí tienes cuatro que utilizan el arte de priorizar. Cada uno de ellos ofrece un enfoque único para ayudarte a hacer frente al aluvión diario de tareas.

1. La matriz de Eisenhower para una priorización eficaz

La Matriz Eisenhower debe su nombre al ex presidente y general estadounidense Dwight D. Eisenhower, famoso por su capacidad para gestionar eficazmente el tiempo y las prioridades. Este método clásico de priorización se basa en un sistema 2×2. La matriz clasifica las tareas según su grado de urgencia e importancia.

Esta matriz divide sus tareas en cuatro categorías:

• Importante y urgente Estas tareas requieren una atención inmediata y están directamente relacionadas con sus objetivos fundamentales. Estas son las tareas que debe abordar en primer lugar. Son su prioridad absoluta.
• Importante, pero no urgente: Estas tareas tienen una gran repercusión en sus objetivos a largo plazo. Pero no requieren una acción inmediata. Planifique tiempo para abordarlas adecuadamente.
• Urgente, pero no importante: Delegar o hacer las cosas rápidamente suelen ser las mejores opciones. A menudo engañosas, estas tareas parecen apremiantes. Pero no contribuyen necesariamente a tus objetivos fundamentales. A menudo son distracciones o peticiones urgentes... que responden más a las necesidades de los demás que a las tuyas propias. Por eso puedes delegarlas, si es posible, o gestionarlas rápidamente, pero sin invertir demasiado tiempo.
• Ni importante ni urgente : Estas tareas son actividades improductivas. Evite que le roben su valioso tiempo. Son distracciones que desvían tu atención de lo esencial y suelen consumir mucho tiempo. Reduce al mínimo el tiempo que dedicas a esta esfera.

Con esta matriz, puedes priorizar tus tareas según su impacto a largo plazo y su grado de urgencia. Así podrás tomar decisiones con conocimiento de causa y tranquilidad.

Ejemplo

Un equipo de gestión de proyectos de una empresa de servicios financieros utiliza la matriz de Eisenhower para priorizar sus tareas diarias:

• Importante y urgente : Tratar una emergencia de un cliente relacionada con una transacción financiera crítica. Esta tarea es a la vez importante (alto riesgo financiero) y urgente (plazo inminente).
• Importante, pero no urgente : Preparar un informe trimestral de resultados para los clientes. Esta tarea es importante para mantener la satisfacción de los clientes, pero no es necesario ocuparse de ella inmediatamente.
• Urgente, pero no importante: Responder a un correo electrónico rutinario de un colega que solicita información sobre un proyecto menor. Esta tarea es urgente, porque se refiere a una solicitud inmediata. Pero no tiene un impacto significativo en los objetivos principales.

Ni importante ni urgente : Rediseñar el folleto de información al cliente para hacerlo más atractivo. Esta tarea no es importante ni urgente, al menos en relación con las demás, y puede posponerse.

2. El método del valor añadido para evaluar las tareas

Este método consiste en evaluar cada tarea en función de dos factores clave: el impacto potencial sobre sus objetivos y el esfuerzo necesario para alcanzarlos. Asignando un valor numérico a cada factor (por ejemplo, una puntuación de 1 a 5), puedes calcular la relación entre impacto y esfuerzo para cada tarea.

Esto le ayuda a identificar las tareas de alto impacto que requieren sus esfuerzos prioritarios.

Dando prioridad a las tareas que ofrecen una "buena impacto/esfuerzo "Si te centras en las actividades que generan los resultados más significativos con el menor esfuerzo posible, optimizarás tu eficacia. Invertirás tu energía de forma inteligente y la gastarás sabiamente.

Esta es la lógica típica de la eficiencia: las tareas a priorizar son las que ofrecen los mejores rendimientos por unidad de esfuerzo.

Ejemplo

El equipo directivo de una empresa manufacturera tiene que decidir entre dos posibles proyectos. Evalúa cada proyecto según su relación impacto/esfuerzo.

El proyecto A (nuevo producto) podría generar unas ventas adicionales de 1 millón de euros al año, lo que es considerable para la empresa. Puntuación : 5. Por otra parte, el desarrollo y la producción de este nuevo producto requerirían importantes recursos en términos de tiempo y mano de obra, pero dentro del límite máximo de recursos. Puntuación : 4.

El proyecto B (optimización de procesos) podría suponer un ahorro de costes de unos 300.000 euros al año. Nota: 3. Aunque requiere cierto esfuerzo, la optimización de procesos es menos intensiva en tiempo y recursos humanos que el Proyecto A. Nota: 2.

El resultado es que, aunque parezca contraintuitivo dado el considerable impacto del proyecto A, se elige el proyecto B. El proyecto A ofrece una relación de 1,25 (impacto 5/esfuerzo 4), mientras que el proyecto B ofrece una relación de 1,5 (impacto 3/esfuerzo 2). La empresa puede conseguir un importante ahorro de costes con un esfuerzo relativamente menor que con el proyecto A.

3. La técnica Pomodoro para priorizar mediante la concentración

Si lucha contra la procrastinación o le cuesta concentrarse, la técnica Pomodoro puede ser la solución. Llamada así por el temporizador de cocina en forma de tomate ("pomodoro" en italiano), es una forma de priorizar tan sencilla como innovadora. Consiste en dividir el día en intervalos de tiempo bastante cortos, normalmente de 25 minutos (llamados "pomodoros"), seguidos de una breve pausa de 5 minutos. Después de 4 pomodoros consecutivos, se hace una pausa más larga, de 15 a 30 minutos.

Este enfoque diferente de la priorización se basa en las virtudes de la concentración Un ciclo de trabajo por intervalos se basa en nuestra capacidad para mantener la máxima concentración durante periodos cortos pero repetitivos.

Dedicar cada intervalo de 25 minutos a una tarea específica nos obliga a trabajar con la máxima concentración y a abordar tareas complejas en pequeños pasos, manteniendo un alto nivel de energía mental. Esto nos permite progresar de forma constante sin agotarnos mentalmente: las pausas regulares están ahí para vaciar la carga mental y recargar las pilas.

Ejemplo

Un redactor autónomo tiene que gestionar varias tareas simultáneamente, como escribir artículos, crear contenidos para las redes sociales y editar documentos de clientes. Durante cada pomodoro, se concentran en una tarea específica.

Por ejemplo, durante el primer pomodoro, está investigando para un nuevo artículo. El temporizador que utiliza le recuerda que no debe perderse innecesariamente en búsquedas que requieren mucho tiempo (lo clásico con Google).

Durante la segunda, esboza un plan para su artículo. Durante la tercera, cambia completamente de tarea y trabaja en contenidos para las redes sociales, y así sucesivamente.

Tras completar 4 pomodoros consecutivos, se toma un descanso más largo, de 15 a 30 minutos, para relajarse, recargar las pilas y responder correos electrónicos o llamadas si es necesario.

Además de la eficacia directa durante la ejecución de las tareas, este método le permite evaluar mejor las unidades de tiempo necesarias para cada tipo de actividad y, por tanto, mejorar su capacidad de planificación.

4. El método MoSCoW para clasificar las tareas

Este método se utiliza a menudo en la gestión de proyectos o desarrollo de software, pero también puede aplicarse a la gestión de tareas en general. La idea es clasificar cada tarea en una de las siguientes categorías:

• Debe tener : las tareas imprescindibles que son esenciales para el éxito de tu proyecto o la consecución de tus objetivos. Tendrás que priorizar estas tareas.
• Debe tener : tareas que son importantes pero no imprescindibles a corto plazo. Tendrás que completarlas una vez terminadas las tareas "imprescindibles".
• Podría haber : tareas deseables pero no críticas. Si el tiempo lo permite, pueden abordarse después de las tareas de las dos primeras categorías.
• No tendrá : tareas menos prioritarias o que pueden delegarse o eliminarse por completo sin comprometer los objetivos.

Utilizando el método MoSCoW, puede tomar decisiones informadas sobre lo que DEBE hacerse primero y lo que PODRÍA hacer, posponer o eliminar.

Ejemplo 

Un equipo de desarrollo de aplicaciones móviles tiene que dar prioridad a las funcionalidades de una nueva aplicación de compras en línea en el momento de su lanzamiento:

• Debe tener : implementación de la función de pago seguro, visualización de productos y cesta de la compra. Estas funciones son esenciales para la experiencia básica de la aplicación.

• Debería haber : integración de la función de comparación de precios y filtros de búsqueda avanzada. Estas funciones mejoran la experiencia del usuario, pero no son fundamentales para el lanzamiento inicial.
• Podría haber : adición de una función para recomendaciones personalizadas y compartir en las redes sociales. Estas funciones añaden valor, pero pueden integrarse más adelante.
• No tendrá : integración de una función de chat en directo para la atención al cliente en tiempo real. Esta funcionalidad no es en absoluto decisiva para el lanzamiento inicial.

Utilizando el método MoSCoW, el equipo puede asegurarse de que la funcionalidad esencial se desarrolla en primer lugar, lo que permite un lanzamiento satisfactorio de la aplicación con la funcionalidad básica, al tiempo que deja flexibilidad para adiciones posteriores.

Una lógica beneficiosa para todos

La virtud es contagiosa, y si la empresa hace un uso generalizado de estas herramientas, podrá reivindicar :

- clarificar y optimizar la toma de decisiones con criterios más objetivos ;

- alinear las actividades cotidianas con los objetivos estratégicos de la empresa, optimizando así la rentabilidad;

- garantizar que los problemas importantes se resuelven con carácter prioritario. Así se evitan costosos retrasos, se garantiza el cumplimiento de los plazos y la satisfacción del cliente;

- Reduzca el tiempo dedicado a localizar y corregir errores y fallos, reduzca los residuos, evite retrasos y situaciones de crisis y el estrés que conllevan;

- lanzar nuevos productos (o entregar proyectos) a tiempo y obtener una ventaja competitiva en el mercado vendiendo antes;

- satisfacer mejor a sus clientes centrándose en sus peticiones y necesidades más importantes, y así fidelizarlos.

Los empleados motivados hacen feliz a la empresa, y la eficacia de todos contribuye a mejorar la satisfacción del cliente. Así que, más allá de tu comodidad personal, todos ganamos.

Cada uno de estos métodos ofrece un enfoque específico del complejo reto de optimizar su bien más preciado: su tiempo. Cada método tiene sus ventajas y puede adaptarse a distintos estilos de trabajo y situaciones. Experimente con cada uno de ellos para encontrar el que mejor le funcione. Por fin tomarás el control de tu agenda y concentrarás tu energía y esfuerzos en las tareas más importantes. Liberarás tu mente de esas tareas secundarias que, en cualquier caso, habrían acabado eliminándose por falta de tiempo. Asignar tus recursos sabiamente te ayudará considerablemente a conseguir tus objetivos, optimizando tu éxito personal y profesional a lo largo del tiempo... ¡y liberándote de una gran cantidad de estrés!